Jeśli sklep jest pełen towarów, to zakupy mogą być dużą przyjemnością. Zawsze jednak pozostaje moment, który przyjemny nie jest. Oczywiście mam na myśli płacenie. Nie dość, że musimy uszczuplić zawartość portfela, to często tracimy przy tej okazji sporo czasu. Zależy to trochę od techniki pracy obsługi i w znacznej części od urządzeń, którymi ta obsługa dysponuje. Zdarza się, że ekspedientka sumuje należności w pamięci lub zapisuje i dodaje kwoty na papierku. Czasami używa kalkulatora, a w części sklepów zainstalowane są nawet specjalne duże kasy, tzw. kasy rejestracyjne. Usprawniają one pracę kasjerki, gdyż po wystukaniu na klawiszach należności za wszystkie towary potrafią podsumować rachunek i wydrukować paragon dla klienta. W tej chwili w naszych sklepach można zwykle spotkać kasy elektromechaniczne — zarówno obliczenia jak też ustawianie wyniku do odczytu przez człowieka odbywają się dzięki współpracy odpowiednich trybików i przekaźników, poruszających się wewnątrz urządzenia. Taka kasa może być jednak wygodniejsza w użyciu niż kalkulator, gdyż jest odpowiednio wyspecjalizowana do pracy w sklepie. Np. może, oprócz sumowania rachunków dla poszczególnych klientów, zsumować cały dzienny utarg. Takich dodatkowych, bardzo przydatnych dla obsługi sklepu funkcji możemy znaleźć dużo więcej. Powiemy o nich za chwilę, gdyż teraz chcemy wykonać śmiały krok w nowoczesność. A przy okazji tego kroku wyjaśni się również, dlaczego piszemy o sklepie i kasach sklepowych w miesięczniku komputerowym.
Pierwszy objaw nowoczesności to oczywiście zastąpienie elementów mechanicznych elementami elektronicznymi. Wewnątrz dzisiejszych kas (prezentowanych na zdjęciach ilustrujących ten artykuł) siedzi elektronika analogiczna (a często identyczna) do elektroniki wypełniającej wnętrze mikrokomputera. Zwykle znajdziemy tam mikroprocesor i pamięć. Często zdarza się, że tej pamięci jest znacznie więcej niż w domowym mikrokomputerze, takim jak Commodore C-64. czy Spectrum. Niektóre kasy mają np. po 512 KB pamięci, rozbudowaną logikę, program działania zapisany w pamięci ROM, kilka złącz (najczęściej są to złącza RS-232) umożliwiających wszechstronną komunikację ze światem zewnętrznym. Do komunikacji z człowiekiem przeznaczone są wyświetlacze, zarówno cyfrowe jak i alfanumeryczne, pozwalające wyświetlać nazwy towarów. Do wydruku paragonów, rachunków i rejestracji operacji do celów kontrolnych mamy mini drukarki znakowo-moza- ikowe (zwykle od jednej do trzech w zależności od przeznaczenia i konstrukcji kasy).
Czym trudni się góra elektroniki wypełniająca wnętrze kasy rejestracyjnej? Zacznijmy od najprostszych, zupełnie podstawowych funkcji. Oczywiście pozwala zarejestrować każdą transakcję, podsumowuje rachunki dla klientów, może obliczać wyświetlać ile należy wydać reszty. Podobnie jak w kasie tradycyjnej informacja o sprzedaży nie ginie wraz z odejściem klienta od kasy, lecz jest pieczołowicie przechowywana. Konkretnie, wszystkie transakcje zapisywane są w pamięci kasy, w razie potrzeby wraz z pewnymi dodatkowymi danymi, np. godziną dokonania, formą zapłaty: czek/gotówka, itd. Rejestracja czasu sprzedaży wymaga umieszczenia w kasie zegara, ale przecież to żadna trudność. Idźmy dalej. Kasę może obsługiwać na zmianę kilku kasjerów. Przed rozpoczęciem pracy każdy musi podać swój kod a kasa oddzielnie będzie zapamiętywać utarg każdego z nich — ułatwi to kierownikowi rozliczenie.
Jeśli sklep jest dzielony na odrębne stoiska, to przy wpisywaniu każdego z towarów kasjerka może dodatkowo wcisnąć klawisz oznaczający stoisko. Kasa będzie zliczać utarg dla każdego stoiska oddzielnie. Analogicznie można podzielić towary na pewne grupy i oddzielnie podliczać sprzedaż towarów każdej z grup.
Jak widać, na koniec dnia, praca kasy pełna jest nie tylko pieniędzy, a również danych o tym co działo się przez cały dzień. Drukarka, która normalnie drukowała paragony, posłuży teraz do wydruku szczegółowego raportu.
Aby pieniądze były bezpieczne, trzymamy je w dołączanej do kasy specjalnej szufladzie. Jeśli chodzi o zabezpieczenie danych szuflada nie pomoże wiele. Aby nie zniszczył ich przypadkowy spadek napięcia w sieci kasa ma własne awaryjne zasilanie z baterii.
Spójrzmy teraz na handel od drugiej strony. Przez zaplecza i magazyn płynie strumień towarów. Aby na sklepowych półkach nie zabrakło, np. krawatów tylko dlatego, że ktoś nie pomyślał w porę o ich zamówieniu, cały ruch towarów musi być szczegółowo śledzony i analizowany. Dla dużych sklepów ewidencja towarów jest naprawdę ogromną pracą, więc jak zwykle w takich przypadkach ludzie zwalili robotę na komputery. Do komputera wprowadzamy dane o tym co zostało dostarczone z fabryki czy hurtowni. Stan towarów musi być jednak aktualizowany w miarę ich sprzedaży. Od razu nasuwa się łatwe i oszczędzające pracy rozwiązanie: niech kasa dane o sprzedaży każdej sztuki przesyła bezpośrednio do komputera. Pożytki są oczywiste — można na bieżąco śledzić stany towarów, można wyeliminować wiele zbędnej papierkowej roboty, czyli zaoszczędzić czas i pieniądze.
Pojawiają się jednak pewne trudności techniczne. Do tej pory kasjerka wystukiwała cenę każdego towaru, a przecież towarów o tej samej cenie może być kilka. Skąd komputer będzie wiedział, co zostało sprzedane? Aby temu zaradzić, trzeba wprowadzić pewien kod, czyli sposób oznaczania towarów. Każdy towar musi mieć własny symbol, który będzie go jednoznacznie identyfikował. Spotykamy tu różne warianty rozwiązania. Kod może np. być literowy lub cyfrowy, kasjerka odczyta go z towaru i wpisze na klawiaturze, tak samo jak robiła to poprzednio z ceną. Natomiast inteligentny system może już oszczędzić wpisywania ceny. Towar o wpisanym kodzie jest odszukany w pamięci i stamtąd pobieramy jego cenę. Następnie fakt dokonania transakcji zostaje zapisany w pamięci. Powstaje tu naturalne pytanie: w czyjej pamięci, kasy czy komputera? Tu znowu możliwe są dwa podstawowe rozwiązania (i oczywiście wiele wariantów pośrednich). Albo cała lista towarów znajduje się w pamięci kasy i tam też odnotowywane są wszystkie transakcje. Wtedy kasa pracuje w pełni autonomicznie (ang. off-line) i jest niezależna od komputera, a więc w szczególności niewrażliwa na jego awarie. Połączenie z komputerem następuje od czasu do czasu — komputer przesyła wtedy informacje o zmianach na liście towarów, np. o przecenach lub nowych dostawach, pobiera zaś informacje o tym co zostało sprzedane. Drugi wariant to współpraca kasy z komputerem przez cały czas — wymiana danych ma miejsce przy sprzedaży każdej sztuki. W tej organizacji kasa (która pracuje on-line) jest właściwie inteligentną, specjalistyczną komórką systemu komputerowego.
Wróćmy teraz do kodowania. Zamiast liter czy cyfr można do oznaczania towarów użyć kombinacji kresek. Powstaje wtedy kod określany jako kod kreskowy lub kod prążkowy (ang. bar code), Zobaczyć go możemy na wielu towarach trafiających do nas z krajów zachodnich, gdzie ten sposób kodowania jest bardzo rozpowszechniony. Zaletą tej metody jest możliwość czytania kodu przez specjalny czytnik podłączony do kasy. Likwiduje to konieczność czytania oznaczeń przez kasjerkę i pracochłonne wystukiwanie na klawiaturze. Czytnik przesyła kod towaru do kasy i dalej proces wygląda tak samo jak w poprzednim przypadku.
Czytniki kodu kreskowego produkowane są w najróżniejszych postaciach: ołówka lub pistoletu, którym trzeba przesunąć po opakowaniu, czy też lady, nad którą wystarczy machnąć w powietrzu oznakowanym towarem.
Zwykle już producent umieszcza odpowiedni kod na opakowaniu towaru. Jeśli nie zrobił tego, lub jeśli ten kod nie odpowiada naszym potrzebom, to możemy sobie poradzić sami. Wystarczy kupić odpowiednią drukarkę i program, który pozwoli tworzyć własny kod (potrzebny będzie też komputer, ale mieliśmy go już przedtem). Do tego zamiast papieru do drukarki folia samoprzylepna, oczywiście na podkładzie z perforacją na krawędziach, pozwalającą wygodnie zakładać ją do drukarki. Taki zestaw pozwoli nam samodzielnie tworzyć oznakowanie towarów kodem kreskowym. Wydrukowane metki z kodem nakleimy na towary, najlepiej za pomocą specjalnego pistoletu metkującego.
Mamy więc już ułożony podstawowy schemat przebiegu danych w nowoczesnym sklepie. Jak widać jest on oparty przede wszystkim o nowoczesne rozwiązania elektroniczne — komputery i kasy rejestracyjne.
Spróbujmy dorzucić jeszcze kilka szczegółów. Jeśli sklep sprzedaje towary wymagające ważenia, to wagę (oczywiście też elektroniczną) warto podłączyć bezpośrednio do kasy. Jeśli wielu naszych klientów ma magnetyczne karty kredytowe lub debetowe, to warto wyposażyć kasy w czytniki takich kart. To zaś z kolei może wymagać podłączenia kasy do jeszcze jednej sieci — komputerowej sieci dostępu do danych bankowych.
Zgodzicie się, chyba że żeby móc wykonać wszystkie swoje zadania elektroniczne kasa musi mieć w środku całkiem niezły komputer. Oczywiście nie wszystkie kasy mają tyle rzeczy do zrobienia. Są więc również modele prostsze, o znacznie mniejszych możliwościach i ... cenie. To ostatnie też chyba istotne, bo najbardziej skomplikowane kasy kosztują po kilka tysięcy dolarów, a więc więcej niż tajwańskie kopie IBM PC.
Ponieważ zbliżamy się już do końca, wyjdźmy ze sklepu. Nie musi to jednak wcale oznaczać rozstania się z kasami rejestracyjnymi. Ich odpowiednie wersje instaluje się przecież w restauracjach, hotelach, na stacjach benzynowych. Wszędzie gdzie mogą ułatwić i przyspieszyć obsługę klienta oraz usprawnić zarządzanie.
Andrzej Pilaszek